Tendr: Poskytování služeb v oblasti marketingového poradenství a tvorby obsahu pro Evropský investiční fond (EIF)
Zadavatel: Evropský investiční fond (EIF), Lucemburk
Lhůta (stejná pro všechny části): 2/11
Předpokládaná celková hodnota bez DPH: €9.767.500
Zakázka je rozdělena na sedm částí. Nabídky lze podávat maximálně na dvě části.
Krátký popis: Cílem EIF je uzavřít smlouvu s poskytovateli služeb, kteří se budou podílet na tvorbě a realizaci kampaní a akcí zaměřených na publikum, a to od koncepce, tvorby strategie, tvorby obsahu, produkce až po postprodukci a reporting. Dodávky by měly vždy odrážet hodnoty EIF a pomáhat co nejlépe propagovat práci, kterou EIF a EU vykonávají při zpřístupňování financování malým a středním podnikům v Evropě.
Položka 1 – Filmová produkce a fotografie v Lucemburku – rozpočet: €629.500. Veškeré natáčení a nahrávání bude probíhat na území Lucemburska, přičemž předprodukční a postprodukční výstupy mohou být realizovány v prostorách poskytovatele služeb.
Položka 2 – Filmová produkce mimo Lucemburk – €1.600.000. Natáčení a nahrávání mimo území Lucemburska, přičemž předprodukční a postprodukční výstupy mohou být realizovány v prostorách poskytovatele služeb.
Položka 3 – Služby kreativního poradenství, služby grafického a filmového designu – €2.225.000
V rámci této části hodlá EIF podepsat rámcovou dohodu s nejvýše dvěma kvalifikovanými poskytovateli služeb, kteří jsou schopni poskytovat kreativní poradenské služby, jak je uvedeno níže.
EIF chce získat poskytovatele služeb, kteří budou poskytovat kreativní poradenské služby:
– Kreativní poradenství: vývoj kreativních konceptů na základě zadání EIF. Každé zadání se může týkat konkrétní kampaně, projektu, akce a/nebo publika a zahrnuje:
– pochopení a zdokumentování referenčních bodů a hodnot publika;
– vypracování hlavních sdělení a manifestů;
– vývoj specifických konceptů značky a kreativních konceptů v rámci parametrů směrnic značky EIF.
– Grafický a pohyblivý design: poskytování služeb v oblasti grafického, vizuálního a pohyblivého designu přizpůsobených různým skupinám publika, formátům a kanálům šíření (online/offline, digitální/tiskové), přičemž je třeba zajistit, aby provedení bylo vhodně moderní, relevantní a vizuálně přitažlivé. Podklady mohou zahrnovat:
– Pitch books, brožury a prezentace: tvorba přizpůsobených, tematických a vizuálně atraktivních rozvržení, stránkování, přesvědčivé vyprávění příběhů (úprava kopií, číselných údajů a grafů do jednoduchých, ale silných příběhů), vložené animace/pohybové soubory;
– Vizualizace dat: tvorba digitálních, interaktivních a/nebo tištěných grafů a diagramů, které jsou schopny vyprávět příběh smysluplným, zapamatovatelným a intuitivním způsobem;
– Obecná obrazová dokumentace: tvorba vizuálních materiálů v závislosti na požadovaném formátu a kanálech šíření;
– Obecný pohyb: tvorba animovaných prostředků podle požadovaného formátu a způsobu šíření.
Rozsah a měřítko každého úkolu se může lišit: některé mohou být specifické pro určitou událost nebo projekt, jiné mohou vyžadovat multimediální průběžnou komunikaci po dobu několika měsíců.
V rámci každého úkolu, v závislosti na jeho rozsahu a míře, poskytovatel služeb:
– Fáze briefingu:
o Po analýze briefingu poskytnutého EIF předloží dokument s informacemi, v němž shrne své porozumění rozsahu práce, cílové skupině a případným konkrétním požadavkům;
o analyzuje veškeré existující podklady, kopie, textové a číselné informace;
o Poskytnout návrh časového harmonogramu realizace, včetně lhůt pro zaslání návrhů a pro schválení ze strany EIF;
– Kreativní a koncepční fáze:
o Poskytněte alespoň dva různé kreativní koncepty na základě briefu poskytnutého EIF pro celkový projekt/kampaň a pro každý z dohodnutých výstupů;
o Poskytnout kreativní podněty k typu a stylu kolaterálu, který má být vytvořen;
o Poskytněte nový strapline/jádro identity pro projekt, produkt nebo kampaň a v případě potřeby upravte stávající stylové pokyny;
o Začlenit veškeré stávající doprovodné materiály, kopie, textové a číselné informace.
– Fáze vývoje podrobného návrhu:
o Poskytněte podrobný popis jednotlivých částí kolaterálu, které mají být dodány;
o Poskytněte makety různých částí kolaterálu.
– Fáze umělecké tvorby a finalizace:
o Dodejte a zpřístupněte grafické návrhy ve vysokém rozlišení pro tisk a/nebo digitální soubory vhodné pro použití ve všech dohodnutých formátech, jakož i všechny potřebné obrázky, typografii, digitální a pohyblivý design a případně zdrojový kód, vše související s poskytovanými službami;
o dodání a zpřístupnění příslušných upravitelných souborů;
o zajistit kontrolu kvality před finalizací jakéhokoli uměleckého díla.
Každá fáze bude podléhat kontrole a schválení ze strany EIF, aby bylo možné včas zapracovat veškeré potřebné změny.
Základní požadavky – poskytovatel služeb:
– musí být schopen začlenit kreativní pokyny EIF do všech fází;
– poskytne veškeré potřebné vybavení;
– musí mít zkušenosti s poskytováním vysoce kvalitních kreativních poradenských a realizačních služeb;
– musí mít zkušenosti s tvorbou značky a rebrandingem;
– má zkušenosti s poskytováním vysoce kvalitních vizualizací dat, pitch booků a prezentací ve více jazycích;
– má zkušenosti s tvorbou pohyblivého obsahu;
– musí mít zkušenosti s vyprávěním příběhu a jeho přiblížením publiku;
– umožní EIF přímý přístup ke kreativnímu řediteli a grafickému/pohybovému designérovi/designérům ve všech fázích;
– musí používat pokyny pro briefing a styl poskytnuté EIF a v případě potřeby si vyžádat další informace;
– zapracuje stávající kopie, textové a číselné informace poskytnuté EIF;
– může být požádán o úpravu a začlenění již existujících vizuálních prostředků;
– je povinen jménem EIF zakoupit písma;
– musí mít zkušenosti s prací s Foleonem nebo podobnými řešeními pro online publikování;
– dodá konečný produkt ve lhůtě stanovené EIF.
EIF bude průběžně hodnotit efektivitu poskytovatele služeb na základě následujících klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI):
– Schopnost poskytovat vysoce kvalitní koncepční, kreativní a strategická řešení;
– Schopnost dodávat esteticky přesvědčivé výstupy, které upoutají pozornost klíčového publika;
– Schopnost vědomě uvažovat, identifikovat a navrhovat kreativní výstupy pro každý projekt/kampani;
– Flexibilita a přizpůsobivost potřebám a specifickým vlastnostem a požadavkům EIF;
– Schopnost kreativního myšlení a proaktivního navrhování nových způsobů tvorby obsahu;
– Schopnost rozvíjet a vyprávět příběh;
– Schopnost dodávat vybroušené a dobře navržené kreativní výstupy;
– Vysoký smysl pro detail;
– Flexibilita při zohledňování zpětné vazby EIF a co nejefektivnější časová a finanční náročnost procesu dolaďování;
– Závazek včasného dodání výstupů v každé fázi;
– Schopnost pracovat v napjatých termínech, aniž by byla ohrožena kvalita konečného produktu.
Položka 4 – Externí řízení akcí v Lucemburku – €4.100.000
Položka 5 – Služby rozvoje digitálních aktiv – €600.000
EIF má v úmyslu uzavřít novou rámcovou smlouvu až se třemi poskytovateli služeb v oblasti digitálního marketingu se zaměřením na vývoj, údržbu a (placenou) propagaci digitálních aktiv, mimo jiné včetně:
– online marketingové prostředky – interaktivní nebo webová řešení pro obchodní potřeby EIF (např. podpora Wikimedia, vývoj chatbotů, online výstavy a podobně).
– Podcast – výroba a šíření; včetně technické podpory pro nahrávání a střih a online nástrojů pro přepis, push, propagaci a související služby.
– Mobilní aplikace nebo aplikace související s projekty – aplikace pro události nebo vytváření sítí na míru; aplikace vizualizující služby EIF, jako je “financování ve vaší blízkosti” (umístění příjemců a/nebo zprostředkovatelů), další mikrostránky nebo aplikace pro zapojení publika a interakci.
– Hry, gamifikace a související digitální vývoj – včetně možnosti využití umělé inteligence, virtuální reality, metaverza a dalších nejnovějších technologií.
– Podpora placeného marketingu, online reklamy a nákup digitálních médií – správa, nastavení, platby a reporting, vč. placeného vyhledávání, umístění reklamy na Googlu, zobrazování reklamy, Bingu, SEO/SEM/PPC, optimalizace na základě umělé inteligence a dalších digitálních reklam.
– Licencování online nástrojů a platforem podporujících poskytování těchto služeb.
Rozsah služeb spočívá v podpoře marketingového oddělení EIF při vývoji a udržování poutavé sady nástrojů digitálního marketingu a ve zviditelnění naší činnosti online. Jedná se o zacílení jak na cíle v oblasti povědomí (o značce), tak na cílenější cíle v oblasti zapojení a konverze, které se budeme snažit maximalizovat prostřednictvím průběžné produkce a propagace.
Rozsah každého úkolu se může lišit v závislosti na rozsahu, délce trvání a složitosti požadovaných výstupů
Základní charakteristiky služeb v rámci této části jsou následující – poskytovatel služeb musí:
– být odborníkem na vývoj, propagaci a optimalizaci digitálních aktiv s úspěšnými výsledky ve výše uvedených prioritních oblastech.
– Být schopen poskytnout veškeré technické, audiovizuální a jiné vybavení nezbytné pro poskytování požadovaných služeb.
– Být otevřený dodávkám podle zadání a zahrnout (kreativní) pokyny EIF do všech fází výroby, včetně použití dohodnutých scénářů nebo pokynů a přímého přístupu / instruktáže od EIF ke kreativním a technickým pracovníkům zapojeným do dodávky.
– Aktivně radit a podporovat EIF v oblasti trendů digitálního marketingu, poskytovat informace o trhu v oblasti technologií, produkce a nákupu online médií.
– Předkládat EIF více řešení a pomáhat identifikovat ekonomicky a technologicky nejvhodnější variantu pro každé zadání.
– Být schopen nasadit vlastní kapacity a silné technické i kreativní znalosti pro většinu služeb (přičemž v případě potřeby lze po další dohodě s EIF využít specializované poskytovatele).
– V případě potřeby musí být schopen na požádání cestovat na území EU i do/z Lucemburska spolu s potřebným vybavením pro splnění úkolu.
– Mít k dispozici vyhrazené zdroje a systémy pro řízení projektů a kontrolu kvality (nástroje, personál) a být schopen plnit úkoly ve lhůtách stanovených EIF.
– Musí po celou dobu trvání rámcové dohody splňovat minimální požadavky na klíčové pracovníky, které jsou stanoveny v příloze 1 zadávacích podmínek a posuzovány v rámci fáze výběru (viz oddíl 7.2.2) této VZ. Aby se předešlo pochybnostem, EIF si vyhrazuje právo odmítnout ve fázi konkrétních/realizačních smluv každou Nabídku, která nebude splňovat tyto požadavky, a následně přejít k dalšímu poskytovateli v pořadí v souladu s mechanismem ROTACE, jak je popsán v oddíle 6.4.
Klíčové výsledky – všechny služby budou zahrnovat následující široké kategorie výstupů, které jsou podle potřeby dále definovány v rozsahu každého úkolu v prováděcí fázi:
– Technický vývoj a údržba – informační architektura; nastavení a konfigurace systému; testování a nasazení, průběžná podpora.
– Návrh a produkční podpora – využití značky EIF (nebo rodiny značek) pro vývoj digitálních kampaní, aplikací a reklam, včetně statických / audiovizuálních / animovaných prostředků.
– Placený marketing a nákup médií – poradenství v oblasti taktiky a osvědčených postupů souvisejících s placeným marketingem, umisťováním reklam včetně úhrady na základě náhrady za nákup médií.
– Definice klíčových ukazatelů výkonnosti, monitorování a podávání zpráv – audit, definice cílů, měření a optimalizace, podávání zpráv o kampaních a (podrobné) výkonnosti. Sledování trendů a jejich přínosu pro EIF.
EIF průběžně hodnotí své poskytovatele služeb na základě následujících klíčových ukazatelů výkonnosti:
– Přidaná hodnota a podpora EIF při plnění našich cílů.
– porozumění poslání EIF a schopnost pružně se přizpůsobovat měnícím se potřebám EIF
– Proaktivita při hledání optimálních řešení a zároveň využívání trendů, nástrojů a technologií
– Kooperativní přístup při spolupráci s EIF a dalšími poskytovateli služeb EIF.
– Schopnost řídit se zadáním a flexibilita při přijímání pokynů EIF (kreativních i technických)
– Pozornost věnovaná detailům a důkladné řízení projektu / kontrola kvality v každé fázi
– Schopnost cestovat a poskytovat podporu na externích místech podle potřeb EIF, včetně technického a jiného vybavení nezbytného pro poskytování služeb
– Schopnost pracovat v napjatých termínech a závazek včasného dodání, aniž by byla ohrožena očekávaná kvalita konečného produktu.
Položka 6 – Abstraktní fotografie a fotografie krajiny: €195.000
Položka 7 – Portrétní fotografování mimo Lucemburk: €418.000
