Zakázka: Poskytování cestovních služeb
Zadavatel: Evropská centrální banka, Frankfurt am Main
Celkový budget €2.200.000/3 roky
Záměrem ECB je uzavření smluv o poskytování cestovních služeb (položka č. 1), vyřizování cestovních výdajů (položka č. 2) a sledování během cesty a poskytnutí pomoci na cestách (položka č. 3). Předpokládá se, že tyto smlouvy začnou platit v lednu 2018 a zůstanou v platnosti po dobu 3 let (celková doba trvání zakázek nesmí přesáhnout 4 roky). Hlavním jazykem pro poskytování služeb bude angličtina. Uchazeči se mohou ucházet o 1, 2 nebo všechny 3 položky.
LOT1 – Poskytování cestovních služeb (budget €1.500.000): Mezi cestovní služby patří off-line a on-line rezervace letenek, vlakových jízdenek, pronájmy automobilů a ubytování v hotelech na základě modelu transakčních poplatků a s využitím konkrétního on-line rezervačního systému (Cytric). Uchazeč musí pracovat s globálním distribučním systémem (GDS). On-line rezervační systém (OBE) se může v průběhu smluvního období změnit. V případě off-line rezervací musí uchazeč zajistit vyčleněný tým zabývající se výhradně žádostmi souvisejícími s ECB. Poskytované služby by měly být přizpůsobeny cestovním pravidlům ECB. Poskytovatel služeb může být také požádán, aby se postaral rovněž o rezervace letenek a hotelů pro skupiny s více než 10 cestujícími.
V minulosti byl objem podnikaných cest ze strany ECB tento: ECB má přibližně 2 700 cestujících osob ve Frankfurtu nad Mohanem a každoročně je vyřizováno více než 35 000 transakcí. Cestovní výdaje se odhadují přibližně na více než 15 000 000 EUR ročně. Kolem 89 % leteckých přeprav je do hlavních evropských měst, jako je např. Londýn, Madrid, Amsterdam, Řím a Brusel. Mezikontinentální destinace činí 8 %, zbylé 3 % cest jsou lety v rámci Německa. Kolem 48 % veškerých transakcí za služební cesty souviselo s leteckou dopravou, železniční doprava činila 25 % a hotely 26 %. V současnosti je přibližně 14 % cest rezervováno on-line přes on-line rezervační systém Cytric a 80 % off-line prostřednictvím poskytovatele cestovních služeb. Očekává se nárůst on-line rezervací.
Minimální kritéria: * uchazeči musí mít souhrnný čistý obrat ve výši 6 000 000 EUR za poslední 3 finanční roky, * disponují nejméně 15 zaměstnanci pracujícími v oblasti rezervace služebních cest, kteří by mohli poskytovat služby pro ECB, * disponují alespoň 3 referenčními zakázkami z posledních 3 let, které jsou srovnatelné s požadavky ECB.
LOT2 – Vyřizování cestovních výdajů (budget €500.000): ECB hledá poskytovatele služeb, který bude provádět vyřizování cestovních výdajů na svou vlastní odpovědnost a na základě stanovených norem a úrovní služeb. Poskytovatel služeb musí zejména poskytnout provozní personál, dohled, manažerské dovednosti a zdroje, aby zajistil poskytování služby v souladu s požadavky ECB. ECB neposkytne jakékoli pracovníky pro poskytování této služby, která bude poskytována výhradně zaměstnanci poskytovatele služeb. Služby vyřizování náhrad cestovních výdajů budou poskytovány v prostorách ECB ve Frankfurtu nad Mohanem. ECB poskytne logistiku, kancelářská zařízení, telefonní infrastrukturu, IT hardware a software, elektřinu, osvětlení, vytápění a nábytek potřebný k tomu, aby zaměstnanci poskytovatele služeb mohli služby poskytovat. Prostřednictvím zavedeného řešení bude možno vyřídit přibližně 17 000 žádostí o náhradu cestovních výdajů ročně, které jsou manuálně ověřovány oproti systému SAP a oskenovaným účtenkám. Dále by mělo umožnit vyřídit přibližně 3 300 žádostí o náhradu obecných výdajů, příslušné účtenky musí být oskenovány. V současnosti jsou tyto služby poskytovány 3 zaměstnanci, většinou se zkušenostmi v účetnictví.
Minimální kritéria: * souhrnný celkový čistý obrat za uplynulé 3 finanční roky ve výši 1 000 000 EUR, * alespoň 4 zaměstnanci pracující v oblasti vyřizování žádostí o náhradu výdajů, kteří by mohli poskytovat příslušné služby pro ECB, * nejméně 3 podobné zakázky provedené během minulých 3 finančních let, které jsou srovnatelné z hlediska rozsahu, velikosti a obtížnosti se zakázkou vypsanou ze strany ECB.
LOT3 – Sledování během cesty a pomoc na cestách (budget €200.000): ECB hledá poskytovatele služeb, který poskytne systém pro sledování během cesty pro všechny osoby na služebních cestách ECB. ECB má ročně přibližně 2 700 osob na služebních cestách s více než 35 000 transakcemi ročně a asi 10 zahraničních zaměstnanců plnících své funkce mimo území Německa. Účelem sledování během cesty je určit místo, kde se nacházejí všechny osoby vyslané ECB na služební cesty v celosvětovém měřítku a v případě nouze s nimi navázat kontakt. Uplatňují se níže uvedené požadavky: * jednotlivé cestovní údaje musí být automaticky převáděny z různých rezervačních systémů (alespoň ze současných globálních distribučních systémů (GDS) „Amadeus“, „Sabre“ atd.), * mělo by být rovněž možné manuálně přidávat ostatní místa související se služební cestou (budovy, partnerská místa a hotely rezervované off-line), * pro zaměstnance ECB, kteří tento nástroj spravují, musí být tyto údaje co nejrychleji k dispozici v rámci systému sledování během cesty za účelem určení místa, kde se nachází osoba na služební cestě, * navíc musí sledování během cesty zahrnovat příslušná cestovní varování a upozornění, jakož i obsažné informace o zemích, * cestovní varování by měla obsahovat lékařská a bezpečnostní varování týkající se daných destinací a jsou zasílána cestující osobě, jakož i příslušnému personálu. Zohledněny jsou různé klasifikace rizik, * informace o zemi a cestovní varování by měly být, je-li to možné, k dispozici prostřednictvím příslušné mobilní aplikace pro nejběžnější operační systémy, * cestující musí mít možnost dobrovolně povolit řídícím pracovníkům používat lokalizační služby mobilního zařízení cestujícího za účelem přesného určení místa cestující osoby, pokud o to bude zažádáno, * asistenční středisko musí poskytnout podporu pro cestující osobu v případě vzniku naléhavé zdravotní situace, bezpečnostního incidentu nebo neočekávaného cestovního problému, * prostřednictvím jednoduše použitelného komunikačního systému by mělo být řídícím pracovníkům umožněno navázání kontaktu s cestující osobou prostřednictvím hromadných zpráv (SMS, e-mail, hlasová zpráva), * uchazeč by měl mít zkušenosti s realizací školení koncových uživatelů pro příslušné zaměstnance spravující nástroj pro sledování během cesty a pro osoby na cestách.
Minimální kritéria: * souhrnný celkový čistý obrat za uplynulé 3 finanční roky ve výši 720 000 EUR, * 3 podobné zakázky provedené během posledních 3 finančních let.
Deadline pro odeslání nabídky 13/4
Leave a Reply