Ve výběrových řízeních vyhlašovaných institucemi a agenturami Evropské unie vítězí kvalita. Jak je něco takového vůbec možné?
Kritéria euro-tendrů jsou opravdu nastavená tak, aby zadavatel mohl vybrat toho momentálně nejlepšího a nejspolehlivějšího dodavatele. Má to svoje důvody. Instituce a agentury EU – je jich několik desítek a nesídlí pouze v Bruselu, ale na nejrůznějších místech Evropy – uzavírají s vítězi svých výběrových řízení obvykle čtyřleté rámcové smlouvy. S tím, že předem nedokáží přesně říct, co vlastně budou objednávat. Nehledají proto ani tak dodavatele konkrétního, přesně specifikovaného zboží nebo služby, jako spíš „dvorního dodavatele“ z daného oboru, který bude k dispozici prakticky kdykoli. Za odměnu mu už na začátku řeknou, jaký bude mít k dispozici rozpočet.
Kvalita má při hodnocení vždy vyšší váhu, většinou 60 nebo častěji 70 procent. Zbytek tvoří cena, ale k jejímu hodnocení často ani nedojde, pokud totiž nedosáhnete stanoveného limitu u kvality. Co si pod tou „kvalitou“ vlastně představit? Hodnotí se všechno: historie firmy, zkušenosti, reference. Nestačí přitom zkopírovat několik odstavců z firemních webových stránek. Nebo stačí, ale pak se můžete s vítězstvím rozloučit už předem. Je třeba vše znovu sepsat, žádnou vatu, ale jen informace, které zadavatele přesvědčí, že podobné zakázky, jaké zrovna požaduje, řešíte v posledních (alespoň) třech letech jako na běžícím pásu. Že je to pro vás rutina, na kterou je firma perfektně připravena. Že dokážete ohlídat kvalitu, vyřešit jakýkoli problém, poradit a případně navrhnout nějaké neotřelé, kreativní řešení.
Také musíte popsat svůj tým, který bude zakázku řešit. Včetně životopisů, vzdělání, praxe, absolvovaných kurzů, získaných certifikátů a, pochopitelně, jazykových znalostí. Popis technických kapacit bude také důležitý, hodnotit se bude doslova každé písmeno. A nakonec váš návrh samotného řešení. Plán na celé čtyři roky, do posledního detailu. „Jak by to bylo, kdyby nás vybrali“ nestačí. Vítězí model: „už jsme vyhráli, začínáme pracovat“.
To všechno by ale bylo pořád ještě k ničemu, pokud nedokážete správně „pochopit zadání“. Ano, to je u většiny tendrů bodovaná položka. Musíte vědět, kdo je zadavatel, co dělá, pro koho, kdo mu schvaluje rozpočet, zjistit pokud možno důvody, proč tendr vyhlašuje a co očekává od vítěze. Případně, v čem ho předchozí dodavatel zboží/služby, zklamal… Evropská agentura pro životní prostředí sídlící v Kodani má úplně jiné zájmy a potřeby než Agentura EU pro ochranu vnějších hranic, která úřaduje z Varšavy. Dokonce i každé generální ředitelství Evropské komise (GR je něco jako ministerstvo) vypisuje tendry samostatně a jinak, než ostatní. I když se všichni řídí stejnou, unijní legislativou.
Malá odbočka: ano, pořád ještě jsem se nezmínil o administrativě. Které se všechny české firmy bojí. U evropských tendrů není důvod, potřebné dokumenty dá vaše sekretářka dohromady během jednoho dopoledne. Nemusíte chodit na úřady – stačí kopie zápisu do obchodního rejstříku v češtině, bez ověření a registrace k platbě DPH – ani do banky, jako doklad o firemním účtu postačí aktuální výpis s čitelnou adresou majitele. Podepíšete čestné prohlášení, že nejste trestně stíhání, a že řádně platíte daně i sociální a zdravotní pojištění.
Netřeba se ani bát, že vás zadavatel za nějaké opomenutí vyloučí. Pokud nezapomenete přiložit cenovou nabídku, nic takového nehrozí. Obvykle vás emailem vyzve, abyste potřebný dokument, životopis nebo něco podobného, dodali do 48 hodin. Když o to slušně požádáte dokonce vám stanovenou časovou lhůtu i prodlouží, i když týden už je maximum.
Když je řeč o finanční nabídce… I ta je většinou jiná než v Česku. Zadavatel sice má nějaký předem schválený orientační rozpočet na celou dobu trvání zakázky, řekněme třeba milion euro, nicméně po vás nechce – překvapivě – nacenit dodané služby a zboží. Nebude to 999.999 euro. Vzhledem k tomu, že netuší, co přesně a kdy bude chtít, nechá vás vypracovat jeden nebo dva hypotetické scénáře. Které se tedy budou později velmi podobat realitě. Nicméně pro potřeby tendru jde o hypotetické, nezávazné scénáře. Co ale už závazné bude, budou ceny za jednotlivé „profily“ nebo „man-days“. Nabídnete třeba technického manažera za 619 euro a obchodního analytika za 589 euro. Oni všechny nabízené ceny sečtou a porovnají je s ostatními zájemci. Při vlastní realizaci zakázky – pokud vyhrajete – pak už bude jen na vás, kolik si za jednotlivé fáze projektu (na které se uzavírají samostatné smlouvy) dokážete „vyhádat“. Existují firmy, které v tom umí chodit a takto nastavený unijní systém jim převelice vyhovuje. S trochou štěstí nakonec vyčerpají celý ten slibovaný milion, někdy i víc.
A pozor: pokud tohle všechno dokážete splnit a kromě vás se nepřihlásí nikdo jiný (což není nijak neobvyklá situace, stává se to tak v 10 až 20 procentech všech případů), vyhráváte. A získáváte kontrakt. V EU totiž neplatí pravidlo, že ve výběrovém řízení musí soupeřit alespoň dva uchazeči.
BOX
Příklad hodnocení EU tendrů:
Tendr na „panevropské komunikační služby“ vyhlásila Evropská agentura pro bezpečnost a zdraví v práci (OSHA) se sídlem ve španělském Bilbau v červnu 2013. Jeho součástí byl i samostatný lot č. 3 „vztahy s veřejností, médii a komunitní správa“ s rozpočtem 2.860.000 euro.
A) Bodování technické části nabídky:
Kvalita, relevance navržené metodologie, kreativita: maximum 150 bodů (minimum pro postup 90)
Kvalita organizace práce, zkušenosti členů týmu, stabilita služeb: 150 bodů (minimum 90)
Kontrola/záruka kvality, dohled a vykazování, vyřizování stížností: 70 bodů (minimum 42)
Přehlednost, stručnost, konzistence nabídky: 30 bodů (minimum 18)
B) Bodování požadovaných scénářů:
Scénář č. 1: Vytvoření akčního plánu na propagaci Good Practice Award za roky 2014/2015 na evropské a národní úrovni (ocenění pokrývá problematiku stresu z práce a psychosociální rizika).
Celkový počet bodů: 300. Požadované minimum: 180.
– relevance a metoda plánu práce: maximálně 50 bodů
– kreativita, vhodnost: 75 bodů
– synergie s ostatními probíhajícími pan-evropskými iniciativami: 25 bodů
– zapojení dalších zainteresovaných stran: 75 bodů
– použité komunikační kanály: 50 bodů
– přehlednost, stručnost, konzistence: 25 bodů
Scénář č. 2): Vytvoření a realizace akčního plánu pro získávání partnerů pro kampaň „Healthy Workplaces 2014–15“, která se zaměřuje na stres a psychosociální rizika.
Celkový počet bodů: 300. Požadované minimum: 180.
– relevance a metoda plánu práce: maximálně 45 bodů
– kreativita, vhodnost: 65 bodů
– synergie s ostatními probíhajícími pan-evropskými iniciativami: 20 bodů
– zapojení dalších zainteresovaných stran: 65 bodů
– použité komunikační kanály: 45 bodů
– přehlednost, stručnost, konzistence: 25 bodů
– pracovní úsilní nutné k realizaci (poměr profil: počet pracovních dnů): 35 bodů
C) Finanční nabídka:
Finanční nabídka obsahuje:
Cenu za mediální služby – uspořádání tiskové konference, organizace rozhovorů s novináři, organizace novinářských exkurzí, „kulatých stolů“, živých vstupů do rozhlasových a TV pořadů, vytváření tiskových zpráv, sepisování článků do novin…
Nacenění scénářů – sazby za jednotlivé využité/požadované profesionální „profily“: account manager, press officer a assistant, account manager, community manager…
Cenu za účast na koordinačních jednáních v sídle agentury za jednotlivé profily.
Sazby za jeden pracovní den pro jednotlivé profily, podle místa výkonu práce (v sídle OSHA, v sídle dodavatele, v EU, mimo EU…).
Výsledná cena nevyjadřuje žádnou reálnou částku, je využita pouze pro porovnání uchazečů.
Vzorec pro celkové hodnocení:
Body za technickou část (A) se sečtou s body za scénáře (B), vynásobí 10.000 a následně vydělí cifrou vzešlou z finanční nabídky (C).
Leave a Reply