Dynamický systém zadávání veřejných zakázek (DPS) na služby v oblasti “rozsáhlé mediální strategie, plánování, nákupu a úpravy mediálních materiálů”
Zadavatel: Evropská komise, Generální ředitelství pro komunikaci (DG COMM) + Evropský parlament
Odhadovaná hodnota bez DPH: €275.000.000
Doba trvání: 60 měsíců
Lhůta pro podání žádostí o účast: 8. 3. 2031 (žádosti je možné podávat kdykoli v průběhu, vybraní zájemci budou dále vyzýváni k účasti ve specializovaných mini-tendrech)

Rozsah: Přesný rozsah a požadavky každé zakázky budou stanoveny v zadávací dokumentaci jednotlivých mini-soutěží a mohou zahrnovat všechny nebo některé z následujících služeb spadajících do obecného rozsahu tohoto DPS:

Mediální strategie – Poskytování strategického poradenství s cílem převést komunikační cíle do praktického komunikačního rámce a poskytnout koncepční architekturu pro danou kampaň. Strategické poradenství zajistí, aby byla mediální strategie hladce integrována do komunikačního rámce a aby byla mediální rozhodnutí sladěna s celkovými cíli kampaně s cílem optimalizovat dosah a účinnost. Obvykle zahrnuje následující prvky:
Rozsah práce: kontext/pozadí trhu a kampaně, včetně konkurenčního prostředí, stanovení cílů, segmentace publika, tržní pozice, výběru kanálů, klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI) a hodnotícího rámce.

Plánování realizace: dodavatel předloží komplexní plán koordinace, který stanoví optimální načasování, frekvenci a pořadí jednotlivých činností.
Definice výstupů: formální strategický dokument zahrnující analýzu konkurenčního prostředí a obecný plán koordinace kampaně.

Mediální plánování – analytický výběr a nákup reklamního prostoru v tradičních a digitálních mediálních kanálech.
Plánování: využití vlastních dat a zkušeností agentury k určení optimální kombinace kanálů (tradičních a/nebo digitálních) s cílem co nejlépe splnit cíle kampaně v rámci přiděleného rozpočtu. Od dodavatele může být vyžadováno, aby na základě analýz výkonnosti v reálném čase během realizace kampaně průběžně optimalizoval a upravoval mediální mix, aby bylo zajištěno trvalé plnění cílů kampaně. Mediální plány pro každý členský stát musí být naplánovány a realizovány místními kancelářemi kandidátské mediální agentury nebo místními partnerskými kancelářemi v příslušných členských státech, případně ve spolupráci s nimi.

Nákup, monitorování a vyhodnocování médií
Nákup: transakce spočívající v nákupu mediálního prostoru. Zhotovitel je odpovědný za vyjednání co nejvýhodnějších cen a zajištění finanční transparentnosti čistých nákladů (uvádění všech slev, rabátů a objemových bonusů). Zhotovitel by měl nastínit postupy fakturace a upřesnit, jakým způsobem bude zadavatel hradit náklady na nákup médií, a to na základě podrobných faktur odrážejících vyjednané ceny a podmínky.
Správa účtu: specializovaná týmová struktura poskytující zadavateli jednotný kontaktní bod. Tým je odpovědný za přidělování zdrojů a řízení časového harmonogramu.
Podávání zpráv klientovi: musí zahrnovat týdenní schůzky o stavu projektu. Tým musí být k dispozici pro ad hoc schůzky podle potřeby.
Měření výkonnosti, monitorování a hodnocení: kvantitativní a kvalitativní monitorování skutečného využití a šíření materiálu na základě důvěryhodných klíčových ukazatelů výkonnosti, jasných referenčních hodnot a živých dashboardů. Základní a následné průzkumy měřící dopad konkrétních produktů na různé platformy a cílové skupiny, včetně podpory nezávislých hodnocení provedených akcí. Spolupráce s nezávislými hodnotiteli jmenovanými zadavatelem za účelem posouzení dopadu komunikační akce (zejména při shromažďování a poskytování údajů); příprava a předložení zprávy.

Živé přehledové panely: poskytnutí portálu pro vizualizaci dat v reálném čase (např. Power BI, Looker, Tableau nebo podobné nástroje). Ten slouží jako „jediný zdroj pravdivých informací“ a umožňuje zadavateli sledovat výkonnost 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, aniž by musel čekat na ručně vypracované zprávy.
Kvalitativní hodnocení: využití nástrojů, jako je analýza sentimentu nebo průzkumy zvýšení povědomí o značce, k měření psychologického dopadu na cílovou skupinu (např. změny vnímání a povědomí).
Hodnocení: zadavateli musí být předložena formální zpráva s analýzou po skončení každé kampaně, včetně analýzy, závěrů a doporučení pro budoucí činnost.

Úprava materiálů
Úprava stávajících kreativních materiálů, včetně spolupráce se subdodavateli a designéry, je-li to relevantní.
Transkreace a překlad: tvorba materiálů v příslušných evropských jazycích s využitím hlubokých znalostí místního prostředí za účelem přizpůsobení a výběru materiálů s ohledem na všechny citlivé aspekty a specifika cílové (jazykové) skupiny a maximalizace dopadu strategického konceptu a sdělení. Materiály musí být přizpůsobeny všem nezbytným formátům a velikostem, musí zohledňovat standardy digitálních i tradičních médií a zajistit optimalizované zobrazení na různých platformách. Všechny materiály se poté nahrají na platformu pro správu digitálních materiálů k posouzení a schválení zadavatelem.