Trochu svazácký event pro Evropský parlament. Ale zase za milion a půl euro

Zakázka: Realizace Evropského setkání mládeže v roce 2018

Zadavatel: Evropský parlament, Brussels

Budget €1.500.000 / smlouva na 18 měsíců

Stručný popis: Evropské setkání mládeže (EYE) je akce pořádaná z iniciativy Evropského parlamentu každé dva roky (od roku 2014) s cílem podnítit aktivní občanství mezi mladými Evropany. Akce se koná v sídle Evropského parlamentu ve Štrasburku a sdružuje tisíce mladých lidí ve věku od 16 do 30 let, kteří zde mají příležitost se zúčastnit diskusí s politiky a přednášejícími s širokou škálou odborných znalostí o aktuálních tématech. Akce se konala již dvakrát v letech 2014 a 2016, s několika navazujícími slyšeními konanými v měsících následujících po každé akci. Třetí konání je naplánováno v termínu 25.–26. Května 2018. Poskytovatel služeb bude vyzván, aby Evropskému parlamentu poskytl pomoc s plánováním, organizováním a uskutečňováním logistických a organizačních hledisek akce EYE 2018, poskytnutím potřebného „know-how”, služeb logistiky, materiálů, vybavení atd., a to ve spolupráci s projektovým týmem EYE, vnitřními útvary Evropského parlamentu a externími partnery.

Možné činnosti v rámci zakázky:

  • Řada setkání/workshopů s projektovým týmem EYE a dalšími příslušnými útvary EP, bude-li to nutné k upřesnění úkolů, požadavků, překážek a očekávání v rámci projektu. Toto je fáze, v níž poskytovatel služeb sesbírá informace, kterých bude zapotřebí k vypracování koncepce každého pracovního souboru. Období/lhůta: červen–prosinec 2017.
  • Koncepce pro každý pracovní balík. Koncepce by měla zahrnout mj. jasný a podrobný popis procesu, cíle pracovního balíku, ukazatele, koordinátora pracovního balíku a celého týmu, včetně subdodavatelů. Koncepce by měla být založena na předchozí dokumentační fázi. Lhůta: konec prosince 2017.
  • Podrobný realizační plán, strukturovaný do pracovních balíčků dle každého prvku akce, tj. řízení účastníků, vnitřní logistika, značení směrů v předsálí/sále, zahajovací a závěrečné ceremonie, akreditace a uvítání účastníků, přivítání a technická pomoc pro partnery, přispěvatele, organizátory činností, přivítání a řízení přednášejících, organizování přepravy účastníků, řízení dobrovolníků, bezpečnost atd. Za každý z pracovních balíčků bude nutno vypracovat také zprávu týkající se hodnocení rizik. Provádění plánu musí být doplněno podrobným rozpočtem nákladů na všechny pracovní balíky, činnosti a úkoly nastíněné v plánu a rozvrh dodaných prvků. Lhůta: konec ledna 2018.
  • Validace realizačního plánu. Lhůta: konec února 2018.
  • Provádění
  • Výkaznictví: poskytnout projektovému týmu krátkou zprávu na způsob „načerpaných ponaučení”, která bude analyzovat silné a slabé stránky akce a uvádět, co by se mělo v příštích ročnících akce udělat jinak/efektivněji. Lhůta: společně se závěrečnou zprávou.

Deadline 2/5

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *