Brussels connection

the best address for international procurement

Evropská centrální banka potřebuje pomoc s organizací služebních cest

Zakázka: Poskytování cestovních služeb

Zadavatel: Evropská centrální banka, Frankfurt am Main

Celkový budget €2.200.000/3 roky

Záměrem ECB je uzavření smluv o poskytování cestovních služeb (položka č. 1), vyřizování cestovních výdajů (položka č. 2) a sledování během cesty a poskytnutí pomoci na cestách (položka č. 3). Předpokládá se, že tyto smlouvy začnou platit v lednu 2018 a zůstanou v platnosti po dobu 3 let (celková doba trvání zakázek nesmí přesáhnout 4 roky). Hlavním jazykem pro poskytování služeb bude angličtina. Uchazeči se mohou ucházet o 1, 2 nebo všechny 3 položky.

LOT1 – Poskytování cestovních služeb (budget €1.500.000): Mezi cestovní služby patří off-line a on-line rezervace letenek, vlakových jízdenek, pronájmy automobilů a ubytování v hotelech na základě modelu transakčních poplatků a s využitím konkrétního on-line rezervačního systému (Cytric). Uchazeč musí pracovat s globálním distribučním systémem (GDS). On-line rezervační systém (OBE) se může v průběhu smluvního období změnit. V případě off-line rezervací musí uchazeč zajistit vyčleněný tým zabývající se výhradně žádostmi souvisejícími s ECB. Poskytované služby by měly být přizpůsobeny cestovním pravidlům ECB. Poskytovatel služeb může být také požádán, aby se postaral rovněž o rezervace letenek a hotelů pro skupiny s více než 10 cestujícími.

V minulosti byl objem podnikaných cest ze strany ECB tento: ECB má přibližně 2 700 cestujících osob ve Frankfurtu nad Mohanem a každoročně je vyřizováno více než 35 000 transakcí. Cestovní výdaje se odhadují přibližně na více než 15 000 000 EUR ročně. Kolem 89 % leteckých přeprav je do hlavních evropských měst, jako je např. Londýn, Madrid, Amsterdam, Řím a Brusel. Mezikontinentální destinace činí 8 %, zbylé 3 % cest jsou lety v rámci Německa. Kolem 48 % veškerých transakcí za služební cesty souviselo s leteckou dopravou, železniční doprava činila 25 % a hotely 26 %. V současnosti je přibližně 14 % cest rezervováno on-line přes on-line rezervační systém Cytric a 80 % off-line prostřednictvím poskytovatele cestovních služeb. Očekává se nárůst on-line rezervací.

Minimální kritéria: * uchazeči musí mít souhrnný čistý obrat ve výši 6 000 000 EUR za poslední 3 finanční roky, * disponují nejméně 15 zaměstnanci pracujícími v oblasti rezervace služebních cest, kteří by mohli poskytovat služby pro ECB, * disponují alespoň 3 referenčními zakázkami z posledních 3 let, které jsou srovnatelné s požadavky ECB.

LOT2 – Vyřizování cestovních výdajů (budget €500.000): ECB hledá poskytovatele služeb, který bude provádět vyřizování cestovních výdajů na svou vlastní odpovědnost a na základě stanovených norem a úrovní služeb. Poskytovatel služeb musí zejména poskytnout provozní personál, dohled, manažerské dovednosti a zdroje, aby zajistil poskytování služby v souladu s požadavky ECB. ECB neposkytne jakékoli pracovníky pro poskytování této služby, která bude poskytována výhradně zaměstnanci poskytovatele služeb. Služby vyřizování náhrad cestovních výdajů budou poskytovány v prostorách ECB ve Frankfurtu nad Mohanem. ECB poskytne logistiku, kancelářská zařízení, telefonní infrastrukturu, IT hardware a software, elektřinu, osvětlení, vytápění a nábytek potřebný k tomu, aby zaměstnanci poskytovatele služeb mohli služby poskytovat. Prostřednictvím zavedeného řešení bude možno vyřídit přibližně 17 000 žádostí o náhradu cestovních výdajů ročně, které jsou manuálně ověřovány oproti systému SAP a oskenovaným účtenkám. Dále by mělo umožnit vyřídit přibližně 3 300 žádostí o náhradu obecných výdajů, příslušné účtenky musí být oskenovány. V současnosti jsou tyto služby poskytovány 3 zaměstnanci, většinou se zkušenostmi v účetnictví.

Minimální kritéria: * souhrnný celkový čistý obrat za uplynulé 3 finanční roky ve výši 1 000 000 EUR, * alespoň 4 zaměstnanci pracující v oblasti vyřizování žádostí o náhradu výdajů, kteří by mohli poskytovat příslušné služby pro ECB, * nejméně 3 podobné zakázky provedené během minulých 3 finančních let, které jsou srovnatelné z hlediska rozsahu, velikosti a obtížnosti se zakázkou vypsanou ze strany ECB.

LOT3 – Sledování během cesty a pomoc na cestách (budget €200.000): ECB hledá poskytovatele služeb, který poskytne systém pro sledování během cesty pro všechny osoby na služebních cestách ECB. ECB má ročně přibližně 2 700 osob na služebních cestách s více než 35 000 transakcemi ročně a asi 10 zahraničních zaměstnanců plnících své funkce mimo území Německa. Účelem sledování během cesty je určit místo, kde se nacházejí všechny osoby vyslané ECB na služební cesty v celosvětovém měřítku a v případě nouze s nimi navázat kontakt. Uplatňují se níže uvedené požadavky: * jednotlivé cestovní údaje musí být automaticky převáděny z různých rezervačních systémů (alespoň ze současných globálních distribučních systémů (GDS) „Amadeus“, „Sabre“ atd.), * mělo by být rovněž možné manuálně přidávat ostatní místa související se služební cestou (budovy, partnerská místa a hotely rezervované off-line), * pro zaměstnance ECB, kteří tento nástroj spravují, musí být tyto údaje co nejrychleji k dispozici v rámci systému sledování během cesty za účelem určení místa, kde se nachází osoba na služební cestě, * navíc musí sledování během cesty zahrnovat příslušná cestovní varování a upozornění, jakož i obsažné informace o zemích, * cestovní varování by měla obsahovat lékařská a bezpečnostní varování týkající se daných destinací a jsou zasílána cestující osobě, jakož i příslušnému personálu. Zohledněny jsou různé klasifikace rizik, * informace o zemi a cestovní varování by měly být, je-li to možné, k dispozici prostřednictvím příslušné mobilní aplikace pro nejběžnější operační systémy, * cestující musí mít možnost dobrovolně povolit řídícím pracovníkům používat lokalizační služby mobilního zařízení cestujícího za účelem přesného určení místa cestující osoby, pokud o to bude zažádáno, * asistenční středisko musí poskytnout podporu pro cestující osobu v případě vzniku naléhavé zdravotní situace, bezpečnostního incidentu nebo neočekávaného cestovního problému, * prostřednictvím jednoduše použitelného komunikačního systému by mělo být řídícím pracovníkům umožněno navázání kontaktu s cestující osobou prostřednictvím hromadných zpráv (SMS, e-mail, hlasová zpráva), * uchazeč by měl mít zkušenosti s realizací školení koncových uživatelů pro příslušné zaměstnance spravující nástroj pro sledování během cesty a pro osoby na cestách.

Minimální kritéria: * souhrnný celkový čistý obrat za uplynulé 3 finanční roky ve výši 720 000 EUR, * 3 podobné zakázky provedené během posledních 3 finančních let.

Deadline pro odeslání nabídky 13/4

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Get updates

From art exploration to the latest archeological findings, all here in our weekly newsletter.

Subscribe